Cover letter là gì? 7 bước tạo cover letter chuyên nghiệp

Cover letter là gì? 7 bước tạo cover letter chuyên nghiệp

Bạn đã có một bản CV chỉn chu, nhưng vẫn chưa được nhà tuyển dụng phản hồi? Có thể bạn đang bỏ lỡ một yếu tố quan trọng: cover letter. Vậy cover letter là gì? Làm sao để viết một cover letter chuyên nghiệp? Tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nha!

Cover letter là gì?

Cover letter tiếng Việt có nghĩa là “đơn xin việc”, hiểu đơn giản là thư bạn gửi đến nhà tuyển dụng để giới thiệu sơ bộ về bản thân, các thế mạnh cũng như kinh nghiệm làm việc liên quan đến vị trí ứng tuyển, đồng thời thể hiện đam mê và nguyện vọng được cống hiến cho công ty.

Nhà tuyển dụng có thể không yêu cầu, nhưng bạn vẫn được khuyến khích gửi. Chất lượng của cover letter là yếu tố quyết định nhà tuyển dụng cân nhắc có tiếp tục xem CV của bạn không. Do đó, hãy nghiêm túc đầu tư cho một cover letter chuẩn chỉnh và ấn tượng.

Cấu trúc cơ bản của một cover letter

Nội dung của cover letter mẫu sẽ bao gồm phần mở đầu, nội dung và kết thúc như một bức thư thông thường. Mỗi phần đều có một nhiệm vụ riêng biệt và được phân tách với nhau bởi những dấu cách xuống dòng. Cụ thể cách viết mỗi phần như sau:

Phần mở đầu

Mở đầu của đơn ứng tuyển cần có: 

• Tên
• Vị trí ứng tuyển
• Địa chỉ  
• Số điện thoại 
• Ngày tháng viết đơn
• Tên
• Chức danh của nhà tuyển dụng 
• Địa chỉ công ty nơi bạn ứng tuyển. 

Cuối cùng là đến lời chào, bạn cần lựa chọn cách xưng hô thích hợp.

Phần thân 

Đây là nội dung chính của cover letter. 

Mở đầu của phần này là bạn biết đến công việc qua đâu. Tiếp theo là các nội dung khác như: 

• Điểm mạnh và năng lực của bạn
• Chứng minh các kỹ năng của bạn phù hợp với vị trí đang ứng tuyển. 

Ngoài ra, bạn cũng cần đề cập đến kinh nghiệm làm việc và khéo léo đưa vào đó những thành tích của bản thân mà bạn cảm thấy tự hào.

Phần kết 

Cuối thư, bạn nên đề cập mong muốn của mình với công việc một lần nữa, để lại phương thức liên hệ và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn. Sau đó là ký tên của bạn.

7 bước viết cover letter chuẩn chỉnh

Bước 1 - Đặt thông tin liên hệ ở phần đầu CV

Mục đầu tiên trong cover letter là các thông tin cá nhân của bạn như: 

• Họ và tên
• Vị trí công tác hiện tại hoặc vị trí công tác gần nhất
• Email
• Số điện thoại
• Địa chỉ (không cần ghi chi tiết)
• Tài khoản mạng xã hội (Không bắt buộc)
• Website/Blog cá nhân (Không bắt buộc)

Ví dụ:

Phạm Hoàng Nam Phương

Marketing Executive

0923 456 789

namphuongforwork@gmail.com

Trần Hưng Đạo, Hồ Chí Minh

Bước 2 - Chọn cách xưng hô chuyên nghiệp

Lời chào mở đầu trong cover letter là yếu tố đầu tiên thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn. Thay vì sử dụng những cách chào chung chung như “Gửi anh/chị” hay “Kính gửi công ty”, bạn nên thử tìm tên của người phụ trách tuyển dụng để cá nhân hóa lá thư của mình.

Trường hợp không tìm được tên của người phụ trách, bạn có thể dùng cách xưng hô như “Kính gửi Phòng Nhân sự/Bộ phận Tuyển dụng - Công ty ABC”.

Bước 3 - Viết một lời giới thiệu mạnh mẽ

Ở phần mở đầu nội dung cover letter, hãy cho nhà tuyển dụng biết bạn biết đến vị trí này từ đâu và lý do bạn muốn ứng tuyển. 

Bạn có thể đề cập đến các kênh như website công ty, mạng xã hội, fanpage tuyển dụng hoặc người quen giới thiệu. Tuy là chi tiết nhỏ nhưng cho thấy bạn thực sự chủ động tìm kiếm cơ hội phù hợp và đồng thời giúp nhà tuyển dụng đánh giá hiệu quả kênh truyền thông của họ.

Bước 4 - Chứng minh bạn là ứng viên hoàn hảo

Đây là phần quan trọng nhất trong cover letter, nơi bạn cần thể hiện rõ vì sao mình là người phù hợp nhất cho vị trí ứng tuyển. Hãy tập trung vào những điểm mạnh nổi bật, kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm có liên quan, đồng thời cho thấy bạn hiểu rõ yêu cầu của công việc.

Bên cạnh đó, hãy bày tỏ nguyện vọng được đồng hành cùng công ty, lồng ghép khéo léo mục tiêu nghề nghiệp cá nhân với định hướng phát triển chung của tổ chức. Điều này giúp nhà tuyển dụng thấy rằng bạn không chỉ có năng lực, mà còn thực sự nghiêm túc và gắn bó lâu dài.

Đừng quên nhấn mạnh giá trị bạn có thể mang lại: 

• Bạn sẽ đóng góp gì, giải quyết được vấn đề nào?
• Hoặc, bạn tạo ra sự khác biệt ra sao nếu được tuyển dụng? 

Tuy nhiên, thay vì liệt kê quá nhiều điểm mạnh, bạn nên chắt lọc một vài thế mạnh nổi bật nhất - những yếu tố thực sự có sức thuyết phục và liên quan trực tiếp đến công việc.

Bước 5 - Đánh giá sơ bộ và hoàn thiện nội dung thư xin việc

Khi viết cover letter, hãy thể hiện mình là một ứng viên chuyên nghiệp và tự tin. Dù là phần cuối cùng của thư, bạn vẫn phải đảm bảo sự cẩn thận, tỉ mỉ. 

Để có thể hoàn chỉnh chiếc cover letter một cách hiệu quả, bạn hãy lưu ý những vấn đề sau:

• Cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem CV và đơn xin việc của bạn.
• Khái quát lại lý do tại sao bạn là một ứng viên tiềm năng.
• Nhấn mạnh niềm đam mê với vị trí này và bày tỏ mong muốn được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn.

Bước 6 - Khép lại cover letter bằng lời chào chuyên nghiệp

Phần kết của thư xin việc đóng vai trò quan trọng trong việc để lại ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng. Một số cụm từ thường dùng để kết thúc thư xin việc bao gồm:

• Trân trọng,
• Trân trọng cảm ơn,
• Xin cảm ơn,
• Xin chân thành cảm ơn,

Sau lời chào, hãy ký tên bằng họ tên đầy đủ của bạn. Nếu gửi thư qua email, bạn có thể thêm chữ ký điện tử kèm thông tin liên hệ (số điện thoại, địa chỉ email) bên dưới.

Bước 7 - Kiểm tra lại cover letter

Một lá thư có nội dung hay nhưng mắc lỗi chính tả, định dạng thiếu chuyên nghiệp hay giọng văn không phù hợp vẫn có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Định dạng:

• Thư đã được căn lề chuẩn, trình bày gọn gàng, dễ đọc chưa?
• Font chữ có đồng nhất và dễ nhìn không (thường nên dùng các font chuyên nghiệp như Times New Roman, Arial, Calibri với cỡ chữ 11-12)?
• Khoảng cách dòng, đoạn, tiêu đề đã hợp lý chưa?

Nội dung:

• Thư có sai chính tả hay ngữ pháp không?
• Câu văn đã rõ ràng, logic chưa?
• Giọng văn đã phù hợp với vị trí ứng tuyển và văn hóa công ty chưa?
• Thông tin cá nhân, tên công ty, vị trí ứng tuyển đã chính xác chưa?

Nếu có thể, bạn hãy nhờ bạn bè hoặc người thân có kinh nghiệm xem giúp để đảm bảo cover letter không mắc lỗi.

Tóm lại

Viết cover letter và tạo CV chuyên nghiệp sẽ nâng cao cơ hội bạn được gọi phỏng vấn. Với 7 bước trên, bạn hoàn toàn có thể viết đơn xin việc thể hiện rõ năng lực, sự chỉn chu và đam mê của mình. Chúc bạn thành công!